Модули

Какво включва PeopleHub

Десет интегрирани модула, които работят върху едни и същи данни за персонала, заплатите и организационната структура — без двойно въвеждане, без острови от информация. За много фирми от първия ден: група с десетки дружества работи в един портал, с краткото име на всяко дружество навсякъде.

Подбор и ATS от край до край

От заявката за длъжност до назначаването, с одобрение от имейл или от портала и интеграция eJobs.

Заявка за длъжност (нова или заместване) с одобрение с един клик от имейл (token + PIN) по веригата на организационната структура
Страница „Одобрения" в портала: одобряващите решават директно — одобрява, преразглеждане, отхвърля с мотив
Комисия по назначаване: допълнителни хора в процеса, само с право на преглед
Автоматично публикуване в eJobs през API + почасово събиране на CV
Триаж на кандидати, панел с интервюта, тестове, оферта и бележки; календар и напомняния
Съответствие с GDPR: автоматично съхранение и анонимизиране на данните на кандидатите

Интерактивна организационна структура

Живата организационна структура на групата, редактируема визуално, с професионален експорт.

Drag & drop редактор със снимки, брой служители и агрегати на заплатите по възел; автоматично пренареждане
6 вида връзки (йерархична, функционална, координация, контрол…)
Експорт във Visio (VSDX) с конектори, залепени за полетата — проверен на структури с 850+ позиции
Експорт PNG / SVG / PDF (A0–A4), импорт от Visio
Свободни позиции от реалния каталог на длъжностите, включително частично свободни и позиции без титуляр

Оценка на длъжностите и степени

Каноничната оценка на всяка длъжност, със степени на старшинство и нива на заплащане.

Формуляр с конфигурируеми фактори и точки; степени G1 (Junior) – G4 (Expert), G2 е задължителна
Процес мениджър → опашка HR → валидиране → подписване, с отмяна на валидирането без загуба на отметките
Нива L1–L10 със скала за точки по група или по дружество
Разпределение на длъжностите по нива, за всички дружества, с експорт в Excel
Оценка на свободни позиции без титуляр — включително сезонни

Автоматични длъжностни характеристики

Длъжностната характеристика като „Приложение № 1 към трудовия договор", генерирана от системата, подписана и архивирана.

Централно хранилище на Word чернови по длъжности; черновата се избира автоматично според длъжността
Автоматично попълване: данни на служителя, фирма, бланка и лого по дружество, степен на старшинство, подписващи
Подписаният скан се архивира по баркод в документите на служителя и се вижда в профила
Дневник на генерираните; шаблонът остава редактируем от HR

Въвеждане, адаптация 30-60-90 и стаж

Интегриране на новия служител, структурирано в 3 месеца, с ментор и мениджър.

План за адаптация 30-60-90 с определени ментор и мениджър; стажантски програми по подотдел
Месечни въпросници, валидиране по фази: служител → ментор → мениджър; разговор с HR на 3 месеца
Чеклист за въвеждане (трудова медицина, оборудване, достъпи, ЗБУТ, договор)
Табло за развитие: активни планове по градове, червен сигнал при планове без активност
Статистика за развитие за мениджмънта: текущо състояние и активност по период, по дружества и ментори
Автоматични известия, печат A4, експорт в Excel по структурата за импорт

Обучения НОВО

Целият път на един курс — от каталога до заплащането на вътрешните обучители.

Административен каталог + публикации с период за записване и допустима група (дружество, град, локация, отдел, длъжност)
Записване → покана → потвърждение или резерва; групи, сесии, присъствие по участник
Задължителни обучения, разпределяни автоматично, със запознаване или мини-тест и пресертифициране
Бюджет в EUR по година / дружество / град / локация / отдел, с аларми при прагове
Конфигурируема обратна връзка; месечен обобщен отчет за заплащане на вътрешните обучители, експортиран към заплати
Подробности за модул Обучения ↓

Управление на документи НОВО

Регистърът на процедурите, политиките, решенията и проверките, с ревизии, отговорници и срокове.

5 категории в един регистър: Процедури, Политики, КТД и Правилник, Решения, Проверки
История на ревизиите със задължителен PDF; предишната ревизия се затваря автоматично
Основен и втори отговорник; автоматични известия на 30/60/90 дни и при просрочен срок
Табло с KPI, обобщен регистър за одит, наръчник по ISO 9001:2015 §7.5
Подробности за софтуера за управление на документи ↓

Прозрачност на заплащането и HR анализи

Готова за Директива (ЕС) 2023/970 относно прозрачността на заплащането.

Разлика в заплащането между половете и проверка на принципа за равно заплащане
Разпределение на заплатите по диапазони и по нива на длъжност, за избраното дружество
Средна заплата по пол, квартили, анализи по категории
Гранулирани права — всеки показател се дава индивидуално

Отчети за заплатите за мениджмънта

Табло за изпълнителния директор и мениджърите, с графики и сравнение.

KPI и графики (хистограма, класация, радар, развитие), превключване бруто / нето и лей / евро
Натрупана заплата по всички договори в групата, с детайли по фирма
Времева линия на заплатата и кариерата, сравнение на хора
Достъп чрез magic-link + PIN, роля само за четене

Портал за самообслужване и мобилно приложение

Всеки служител и мениджър — собствен портал, без парола — в уеб или на телефона.

Достъп чрез magic-link (без парола) + PIN — съобразено с GDPR
Регистриране на телефона от самия потребител, чрез подписан QR, в мобилното приложение; незабавно отнемане
Профил, екип, мениджъри, подписана длъжностна характеристика, придобивки, одобрения, моите курсове
Администриране: гранулирани права по функция, токени, одитен дневник с търсене
Multi-tenant, светла/тъмна тема, оптимизиран за мобилни устройства

Управление на документи

Софтуер за управление на документи — регистърът на процедурите, политиките и решенията

Модулът за управление на документи в PeopleHub води контролирана отчетност на вътрешните документи на фирмата: кой отговаря за всеки документ, коя ревизия е в употреба, до кога трябва да бъде прегледан и какво се е случило с него. Един регистър, една и съща логика за всички категории, готов за ISO или външен одит. Документът вече не се губи в имейли и споделени папки: има отговорник, срок и история.

1. Регистрациякод, номер, вид, отдел, PDF

2. Отговорникосновен + втори, с имейл

3. Срок за прегледнезабавно известие + напомняния

4. Нова ревизиянов PDF, старата се затваря автоматично

5. Одитобобщен регистър + наръчник ISO 9001

Един регистър, 5 категории

Процедури, Политики, КТД и Правилник за вътрешния ред, Решения, Проверки
Една и съща логика на работа във всички категории — научава се веднъж
Код, номер, наименование, отдел, вид, дата на издаване, валидност, дружество
Проверки от институции (инспекция по труда, данъчна, пожарна, здравна, екологична) и вътрешен одит, със срок за отговор и последващите документи

Ревизии с пълна история

Всяка ревизия има задължителен PDF; старият файл се пази, не се презаписва
Предишната ревизия се затваря автоматично при публикуване на новата — „в употреба" е винаги последната
Номерът на ревизията може да следва вътрешната номерация на фирмата
Замяна на погрешно качен PDF, без нова ревизия, със следа в дневника
Файлове с уникални имена, съхранявани извън публичната уеб зона

Отговорници и срокове

Основен и втори отговорник, избрани от персонала; смяната изисква мотив и остава в историята
Незабавен имейл при задаване на срок за преглед или при смяна на отговорника
Напомняния 30 / 60 / 90 дни преди срока; просрочен срок → отговорници + HR
Документите, останали без активен отговорник, се показват отделно и изискват преразпределяне
Без дублиране: всяко известие се изпраща точно веднъж, гарантирано от базата данни

Табло за документи и KPI

Една таблица за всички категории, с търсене по заглавие, код, номер, отговорник или дружество
Изричен статус: в сила, в ревизия, извън сила, отменен, архивиран; падежи 30-60-90, изчислявани в реално време
Филтри в заглавието на всяка колона, сортиране, страниране, избираеми колони
8 показателя и 4 графики — един клик филтрира таблицата
Експорт Excel / CSV / PDF точно на филтрираното на екрана

Обобщен регистър за одит

Списък на документите в употреба, по категория, генериран с един клик
PDF обобщение, изпратено директно по имейл, по избор с приложените документи, с редактируеми тема и текст
Наръчник за управление на документите, за печат, с таблица за съответствие с ISO 9001:2015 §7.5
Създаден за външен одит: твърденията в наръчника могат да се проверят в приложението

Сигурност и проследимост

Гранулирани права: кой вижда, кой редактира, кой изтрива (само администратор)
Одитен дневник по документ — кой, какво, кога — отделно от историята на ревизиите
Защита при едновременно редактиране — двама души не презаписват промените си взаимно
Имейл шаблони, редактируеми от HR
За много фирми, интегриран с персонала и организационната структура в PeopleHub

Готов за одит по ISO 9001 и за проверки от институциите

Одиторът иска списъка на процедурите в употреба, доказателство, че всяка има отговорник и че ревизиите са контролирани. С модула за управление на документи отговорът е обобщен регистър, генериран на място, плюс наръчник за управление на документите, съобразен с изискванията на ISO 9001:2015 §7.5 за документираната информация. Модулът е в реална употреба в група с десетки дружества и стотици регистрирани документи.

Обучения

Модул Обучения — от каталога до заплащането на обучителите

Ясен процес, в който всяка стъпка има отговорник: HR публикува, служителят се записва, групата се валидира с обучител и бюджет, присъствието се води по сесия, обратната връзка се събира в подходящия момент, а вътрешните обучители се заплащат от месечен обобщен отчет, експортиран към заплатите.

Каталогобучения, оторизирани обучители

Публикуванепериод + допустима група

Записванепокана → потвърждение / резерва

Групаобучител, разход, блокиран бюджет

Присъствиепо участник, по сесия

Обратна връзкаконфигурируеми моменти

Заплащанеобобщен отчет 25–24

Задължителни обучения

Разпределят се автоматично, включително за нови служители; не могат да бъдат отказани
Приключване със запознаване или мини-тест с праг за успех и повторение
Периодично пресертифициране — нов цикъл, публикуван или разпределен директно

Бюджет и отчети

Бюджет в EUR по Година → Дружество → Град → Локация → Отдел, с импорт от файл
Изразходван, наличен и извънбюджетен, изчислени от участията; аларми при прагове
Отчети по дружество, отдел, обучител, курс; импорт на исторически участия

Заплащане на вътрешните обучители

Месечен обобщен отчет 25–24, по един ред за всяка проведена сесия с пълно присъствие
Изключване с мотив, валидиране, експорт към заплати; една сесия се заплаща само веднъж
Корекциите след експорта — в отделна коригираща версия

PeopleHub — интегрираната HR система,
от подбора до развитието