Politică de confidențialitate — AnyField

Data intrării în vigoare: 9 iulie 2026 · Versiune: 1.0

Aplicație: AnyField (ro.ergiss.anyfield) · Furnizor software: Ergiss · Contact: office@ergiss.ro

Pe scurt: AnyField este o aplicație profesională, folosită la locul de muncă. Ea colectează locație GPS și fotografii din teren și le transmite exclusiv pe serverul organizației care a instalat aplicația (angajatorul tău). Aceste date sunt înregistrări de lucru, proprietatea angajatorului — nu conținut personal — și de aceea angajatul nu le poate șterge din aplicație. Ergiss, ca furnizor de software, nu folosește aceste date în scopuri proprii.

1. Cine este operatorul datelor

AnyField este pusă în funcțiune de o organizație (angajatorul) pentru angajații și echipele sale din teren. În sensul GDPR:

Operatorul de date este organizația care a instalat și configurat aplicația (angajatorul). Ea decide ce date se colectează, în ce scop și cât timp se păstrează.
Ergiss este furnizorul de software / împuternicit (procesator). Prelucrează datele doar la instrucțiunea operatorului (de exemplu când găzduiește serverul în regim SaaS) și nu le folosește în scopuri proprii.

Angajatul este informat de către angajator cu privire la utilizarea aplicației la momentul înrolării.

2. Ce date colectează aplicația

Categorie	Detalii	De ce
Locație (precisă, GPS)	Poziția în momentul unei raportări sau al unei fotografii; opțional viteză/altitudine.	Dovada că activitatea s-a desfășurat la locul și ora corectă.
Fotografii	Poze făcute în teren, cu locația GPS, ora și numele operatorului încorporate în imagine.	Dovadă vizuală a lucrării efectuate.
Coduri QR / bare	Codurile scanate (punct de lucru, utilaj, echipament).	Legarea rapidă a angajatului, a locului și a orei.
Identificator angajat	Codul de utilizator din înrolare + marcaje de timp ale acțiunilor.	Cine a raportat și când (pontaj, avizare).
Identificator de dispozitiv	Un identificator tehnic al telefonului.	Distingerea dispozitivelor înrolate pe serverul angajatorului.

Informare la prima pornire: înainte de a colecta orice date, aplicația afișează un ecran de informare care explică faptul că se colectează locație GPS și fotografii și că acestea se transmit pe serverul organizației. Colectarea începe numai după acceptarea acestei informări și acordarea permisiunilor Android.

3. Unde ajung datele

Datele se transmit criptat (HTTPS), exclusiv către serverul organizației care a instalat aplicația. AnyField nu trimite date către Ergiss pentru scopuri proprii și nu conține rețele de publicitate, SDK-uri de analytics terțe (fără Firebase/Crashlytics/Google Analytics) sau urmărire în scop comercial.

Când angajatorul alege varianta SaaS, serverul este găzduit de Ergiss în numele și la instrucțiunea angajatorului, pe infrastructură dedicată; datele rămân ale angajatorului.

4. Funcții financiare — NU

Această versiune a aplicației nu are funcții financiare: fără plăți, fără card bancar, fără bon fiscal, fără achiziții în aplicație.

5. Păstrarea și ștergerea datelor

Datele colectate sunt înregistrări oficiale de lucru (similare unui bon de livrare, unei condici sau unui proces-verbal) și aparțin angajatorului. Din acest motiv:

Angajatul nu poate șterge aceste date din aplicație — ele nu sunt conținut personal al angajatului.
Durata de păstrare este stabilită de angajator (operatorul de date).
Cererile de ștergere sau de acces se adresează angajatorului (operatorul). Dacă ne contactezi pe noi, ca împuternicit transmitem cererea către operatorul corespunzător. Vezi pagina de ștergere a datelor.

6. Temeiul legal (GDPR)

Prelucrarea se face în contextul relației de muncă și al interesului legitim al angajatorului de a organiza, verifica și documenta activitatea desfășurată de echipele sale în teren. Operatorul (angajatorul) stabilește și comunică temeiul aplicabil angajaților săi.

7. Permisiuni Android

Permisiune	De ce
ACCESS_FINE_LOCATION / COARSE	Atașarea poziției GPS la raportări și fotografii. Doar în prim-plan, cât aplicația este deschisă — fără locație în fundal.
CAMERA	Realizarea fotografiilor din teren și scanarea codurilor QR.
INTERNET / ACCESS_NETWORK_STATE	Transmiterea datelor către serverul angajatorului și verificarea conexiunii.

8. Securitate

Transmisia este criptată (HTTPS). Accesul la date pe serverul angajatorului este controlat de angajator.

9. Copii

Aplicația este destinată exclusiv angajaților unei organizații și nu se adresează copiilor.

10. Modificări

Putem actualiza această politică. Versiunea curentă este publicată la https://www.ergiss.ro/privacy_anyfield.html.

11. Contact

Furnizor software: Ergiss — office@ergiss.ro. Pentru cereri privind datele tale, contactează în primul rând organizația/angajatorul care ți-a pus la dispoziție aplicația.

Privacy Policy — AnyField

Effective date: 9 July 2026 · Version: 1.0

App: AnyField (ro.ergiss.anyfield) · Software provider: Ergiss · Contact: office@ergiss.ro

In short: AnyField is a professional app used at work. It collects GPS location and field photos and transmits them exclusively to the server of the organization that deployed the app (your employer). This data consists of work records owned by the employer — not personal content — which is why an employee cannot delete it from within the app. Ergiss, as the software provider, does not use this data for its own purposes.

1. Who is the data controller

AnyField is deployed by an organization (the employer) for its field employees and teams. Under the GDPR:

The data controller is the organization that installed and configured the app (the employer). It decides what data is collected, for what purpose, and how long it is kept.
Ergiss is the software provider / data processor. It processes data only on the controller's instructions (for example when hosting the server as SaaS) and does not use it for its own purposes.

Employees are informed about the use of the app by their employer at enrollment.

2. Data the app collects

Category	Details	Why
Location (precise, GPS)	Position at the moment of a report or photo; optionally speed/altitude.	Proof that the activity took place at the right place and time.
Photos	Field photos with GPS location, time and operator name embedded in the image.	Visual proof of the work performed.
QR / barcodes	Scanned codes (work point, machine, equipment).	Quickly links the employee, the place and the time.
Employee identifier	The user code from enrollment + action timestamps.	Who reported and when (timekeeping, approval).
Device identifier	A technical identifier of the phone.	To distinguish enrolled devices on the employer's server.

First-run disclosure: before collecting any data, the app shows a disclosure screen explaining that GPS location and photos are collected and transmitted to the organization's server. Collection starts only after this disclosure is accepted and Android permissions are granted.

3. Where the data goes

Data is transmitted encrypted (HTTPS), exclusively to the server of the organization that deployed the app. AnyField does not send data to Ergiss for its own purposes and contains no advertising networks, third-party analytics SDKs (no Firebase/Crashlytics/Google Analytics) or commercial tracking.

When the employer chooses the SaaS option, the server is hosted by Ergiss on behalf of and on the instructions of the employer, on dedicated infrastructure; the data remains the employer's.

4. Financial features — NONE

This version of the app has no financial features: no payments, no bank card, no fiscal receipt, no in-app purchases.

5. Data retention and deletion

The collected data are official work records (similar to a delivery note, an attendance log or a report) and belong to the employer. Therefore:

The employee cannot delete this data from within the app — it is not the employee's personal content.
The retention period is set by the employer (data controller).
Deletion or access requests should be addressed to the employer (controller). If you contact us, as processor we forward the request to the relevant controller. See the data deletion page.

6. Legal basis (GDPR)

Processing takes place in the context of the employment relationship and the legitimate interest of the employer to organize, verify and document the work performed by its field teams. The controller (employer) determines and communicates the applicable basis to its employees.

7. Android permissions

Permission	Why
ACCESS_FINE_LOCATION / COARSE	To attach the GPS position to reports and photos. Foreground only, while the app is open — no background location.
CAMERA	To take field photos and scan QR codes.
INTERNET / ACCESS_NETWORK_STATE	To transmit data to the employer's server and check connectivity.

8. Security

Transmission is encrypted (HTTPS). Access to data on the employer's server is controlled by the employer.

9. Children

The app is intended solely for an organization's employees and is not directed at children.

10. Changes

We may update this policy. The current version is published at https://www.ergiss.ro/privacy_anyfield.html.

11. Contact

Software provider: Ergiss — office@ergiss.ro. For requests about your data, please first contact the organization/employer that provided you with the app.